Politique de confidentialité
Pour aider à mieux protéger les gens
Mise à jour : Février 2025
Communiquez avec nous
Si vous avez des questions en regard à l’application de cette Politique de confidentialité, n’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Mantra Pharma inc., aux coordonnées ci-dessous (la « Personne responsable »):
Conseillère juridique principale
1000, rue Du Lux, bureau 201
Brossard, Québec, J4Y 0E3
450 678-7088
confidentialite@mantrapharma.ca
Site Denta.ca
Le site Web https://denta.ca/ est la propriété exclusive de Mantra et a principalement été conçu afin de fournir de l’information sur les produits de la
gamme Denta, offerts par Mantra au Canada.
Mise en contexte
Saviez-vous qu’au Québec, le Code civil du Québec, la Charte des droits et libertés de la personne et la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») et plusieurs autres lois vous garantissent le respect de votre confidentialité et vie privée?
Dans le cadre de leur mission et du respect de leurs valeurs, Mantra Pharma inc. et ses sociétés affiliées (collectivement « Mantra », « nous », « nos ») font d’une priorité le respect et la confidentialité de votre vie privée. Voici les règles et pratiques de Mantra sous forme de Q&R (Questions et Réponses) Si vous ne désirez pas que Mantra recueille vos Renseignements personnels conformément à cette Politique de confidentialité, nous suggérons que vous vous absteniez de nous communiquer de tels Renseignements personnels. Dans un tel cas, il peut arriver que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir certains produits ou services. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.
Définitions
Q. Qu’est-ce qu’un « Renseignement personnel » ?
R. Tout renseignement permettant à Mantra de vous identifier, directement ou indirectement. Cela comprend, par exemple, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre date de naissance, vos informations médicales, des informations relatives à votre utilisation actuelle ou antérieure des produits et services Mantra, des informations sur vos cartes de crédit et votre historique de commandes (lorsqu’applicable), votre code d’utilisateur et votre mot de passe Mantra ainsi que toutes les informations recueillies lors de l’utilisation du site Web Mantra ou qui ont trait à la livraison de produits ou la prestation de services par Mantra.
Q. Qu’est-ce qu’un « Renseignement personnel sensible » ?
R. Il s’agit d’un renseignement qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Dans un tel cas, Mantra s’engage à obtenir votre consentement de façon expresse. Cela comprend, par exemple, vos renseignements financiers, génétiques ou biométriques, concernant votre santé, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre origine ethnique ou raciale.
Q. Qu’est-ce qu’un « Renseignement personnel informatisé » ?
R. Il s’agit d’un Renseignements personnels qui a été collecté sous forme informatisée, c’est-à-dire organisés et structurés à l’aide de l’informatique, et ayant été recueilli directement ou indirectement auprès de vous seulement, et non, par un organisme public ou une entreprise. Cela comprend, par exemple, des données telles que votre nom, votre adresse courriel, vos renseignements financiers, votre numéro de téléphone, vos renseignements liés à vos fonctions, votre journal d’activités, votre historique d’achats, ainsi que vos données de recherche; qui ont été collectés sous forme informatisée. Un Renseignement personnel conservé ou recueilli sous forme physique n’est pas un Renseignement personnel informatisé, comme un formulaire imprimé ou une note manuscrite.
Q. Si vos renseignements sont liés à votre fonction professionnelle, sont-ils considérés comme des Renseignements personnels ?
R. Non. Votre nom, poste ou titre, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone et de télécopieur, employés à des fins professionnelles ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité.
Q. Qu’est-ce que le cycle de vie d’un Renseignement personnel ?
R. Il s’agit de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction d’un Renseignement personnel. Mantra doit assurer la protection de vos Renseignements personnels tout au long de ce cycle de vie.
Q. À qui s’applique la Politique de confidentialité de Mantra ? R. À tous les clients, consommateurs, agents, partenaires, fournisseurs, patients, particuliers ayant fait affaires avec Mantra et/ou participants à des études ou essais cliniques, entre autres, dans le passé, actuellement et dans le futur (« vous », « votre », « vos »).
Collecte
Q. Sur quels individus Mantra collecte-t-elle des Renseignements personnels ?
R. Il est possible que Mantra collecte des informations à caractère personnel sur ses clients, employés, consommateurs, agents, partenaires, fournisseurs, patients ayant fait affaires avec Mantra et/ou participants à des études ou essais cliniques, entre autres.
Q. Est-ce que Mantra collecte des Renseignements personnels sur des mineurs ?
R. Mantra ne collecte sciemment aucune information sur les personnes mineures. Si tel devait être le cas, Mantra s’engage à respecter l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires applicables à un tel cas.
Q. Est-ce que tous vos Renseignements personnels peuvent être collectés par Mantra ?
R. Non. Mantra doit avoir un intérêt sérieux et légitime pour collecter des Renseignements personnels. Mantra s’engage à utiliser des moyens licites et la collecte doit se limiter à ce qui est nécessaire. Voici, par exemple, les fins auxquelles vos Renseignements personnels peuvent être recueillis par Mantra :
(i) à l’accomplissement de ses affaires, de ses activités, à la gestion des relations d’affaires, à l’administration, au respect d’obligations contractuelles et la protection de ses affaires commerciales – par exemple, la réception de candidatures dans le cadre de démarches de recrutement;
(ii) pour vous fournir des produits ou des services – par exemple, dans le cadre d’une commande en ligne ou de la fourniture d’un service, d’une demande d’information sur le site Web de Mantra, d’une participation à un essai ou une étude clinique, d’un traitement d’information obtenue dans le cadre de démarches de pharmacovigilance, suite à un appel à l’un des bureaux de Mantra, d’informations obtenues par les professionnels de la santé, par le biais d’un ordinateur ou d’un téléphone;
(iii) pour communiquer avec vous à d’autres fins autorisées ou convenues avec vous.
Utilisation
Q. À quelles fins Mantra peut-elle utiliser vos Renseignements personnels ?
R. À plusieurs fins qui doivent être « légitimes ». En voici quelques exemples :
- Pour effectuer des activités liées à la pharmacovigilance;
- Pour répondre à toutes demandes et questions concernant les produits et services de Mantra et assister la clientèle de Mantra;
- Pour améliorer et optimiser votre expérience sur le site Web de Mantra;
- Pour procéder à l’entretien, à la sécurité et aux analyses de ses systèmes informatiques, de ses bases de données ou de ses logiciels;
- Pour collecter des informations sur ses produits et services et pour développer et améliorer ses produits et services;
- Pour des fins de recherche et développement;
- Pour colliger l’information en regard aux essais cliniques;
- Pour des fins de recrutement;
- Pour réorganiser ou modifier l’entreprise Mantra;
- Pour recouvrer des paiements qui nous sont dus;
- Pour l’envoi d’informations sur ses produits et services;
- Pour des fins de marketing et de développement des affaires;
- Pour transmettre du matériel promotionnel, lettres ou bulletins d’information, offres ou autres informations sur Mantra;
- Pour satisfaire à ses obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
- Pour le traitement des plaintes;
- Pour le traitement des données obtenues sur ses systèmes informatiques.
Q. Quels employés chez Mantra ou chez les tiers pourront y avoir accès ?
R. Seuls les représentants, agents, conseillers, mandataires, préposés et/ou employés de Mantra, ayant une raison légitime d’en prendre connaissance et liés par des engagements de confidentialité y auront accès, dans l’exercice de leurs fonctions.
Communication
Q. À qui Mantra peut-elle communiquer vos Renseignements personnels ?
R. Les Renseignements personnels recueillis peuvent être transmis à :
- à toute société liée de Mantra;
- à des tiers (tels que nos fournisseurs de services avec lesquels Mantra a signé une entente comprenant des engagements en lien avec la protection de vos Renseignements personnels);
- à votre mandataire dûment autorisé;
- à une instance gouvernementale chargée d’appliquer la loi, notamment la Commission d’accès à l’information ou de tout organisme ou instance gouvernemental ou dans le cadre de tout processus judiciaire.
Q. Est-ce que Mantra doit avoir votre consentement avant de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers ?
R. Oui, sous réserves des exceptions prévues par la Loi.
Q. Avez-vous des exemples concrets ?
R. Pensons notamment aux fournisseurs de service assistant Mantra dans la gestion de son site Web, de ses systèmes informatiques, de ses services infonuagiques, aux consultants en marketing et en pharmacovigilance, etc.
Q. Quelles mesures de sécurité selon prises avant de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers ?
R. Mantra verra à s’assurer que toute personne garde confidentiels l’ensemble de vos Renseignements personnels et ne les utilisent que dans le cadre de l’exécution de leurs services pour Mantra, et ce, conformément à la présente Politique de confidentialité. Par souci d’intégrité, Mantra exigera que ces tiers assurent le même niveau de protection que celui requis par la présente Politique de confidentialité.
Q. Dans le cadre de ses activités, est-ce que Mantra communique des listes nominatives contenant des Renseignements personnels à des tiers ?
R. Non. Si elle désire procéder, Mantra obtiendra votre consentement express, à moins que la Loi ne prévoie autrement.
Q. Dans le cadre de ses activités, est-ce que Mantra utilise vos Renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique?
R. Non. En aucun temps Mantra ne fait le commerce de constituer des dossiers sur autrui, de préparer et de communiquer à des tiers des rapports de crédit au sujet du caractère, de la réputation ou de la solvabilité d’individu. Si Mantra désire Mantra utiliser Renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, nous nous engageons à vous le divulguer expressément et vous pourrez alors retirer votre consentement.
Conservation
Q. Pendant combien de temps Mantra conserve-t-elle vos Renseignements personnels ?
R. Mantra conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour le but précis pour lequel ils ont été collectées ou conformément aux exigences prévues par la loi. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les Renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées.
Q. Est-ce que tous les Renseignements personnels sont conservés ?
R. Mantra est tenue de conserver de façon sécuritaire tous les Renseignements personnels obtenus sur ses clients, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les Renseignements personnels soient activement utilisés ou non.
Q. Est-ce que Mantra s’assure de la qualité des Renseignements personnels en sa possession ?
R. Oui. Mantra veille à ce que les Renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise. En retenant les services ou produits de Mantra, vous vous engagez à fournir de l’information exacte et à jour à Mantra et de nous informer de tout changement, en temps utile.
Destruction
Q. Quand se termine le cycle de vie d’un Renseignements personnels ?
R. Le cycle de vie d’un Renseignement personnel se termine dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie et ensuite, lors de sa destruction. Mantra doit donc détruire ou anonymiser les Renseignements personnels de manière sécuritaire dans le respect des meilleures pratiques généralement reconnues dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve de tout délai prévu par la loi ou les règlements.
Q. On parle de destruction papier ou informatique ?
R. Les deux. Les documents papiers doivent déchiquetés, caviardés et jetés de façon sécuritaire. À la fin de la durée de vie du matériel informatique (ordinateur, tablette, clé USB, serveur, disque dur externe, etc.), Mantra s’assure également d’y effacer tous Renseignements personnels de façon sécuritaire.
Q. Et quel est le délai de destruction applicable ?
R. Certaines lois et règlements peuvent prévoir des délais de conservation minimale de certains Renseignements personnels. Mantra a donc établi un calendrier de conservation afin de lui permettre de justifier les raisons pour lesquelles elle conserve vos Renseignements personnels.
Q. Est-ce qu’un Renseignement personnel doit obligatoirement être détruit ?
R. Non, conformément à la Loi, plutôt que de le détruire, Mantra peut aussi opter de de l’anonymiser ou de le convertir dans un format empêchant votre identification.
Q. Qu’est-ce que l’« anonymisation » ?
R. Un renseignement est « anonymisé » lorsqu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement le client. Mantra s’engage à suivre les règles claires en matière d’anonymisation.
Consentement
Q. Est-ce que Mantra doit obtenir votre consentement tout au long du cycle de vie ?
R. Oui. Mantra s’engage à collecter, à utiliser, à communiquer, à conserver et à détruire vos Renseignements personnels qu’avec votre consentement ou conformément à ce qui est permis par la Loi. Votre consentement doit être manifeste, libre, éclairé.
Q. Est-ce que Mantra collecte vos Renseignements personnels directement auprès de vous uniquement ou peut-elle le faire auprès d’un tiers ?
R. Dans la mesure du possible, Mantra obtiendra le consentement auprès de vous directement. Si toutefois, il vous arrive que vous nous communiquiez des Renseignements personnels qui concerne une autre personne, vous reconnaissez avoir obtenu le consentement de cette personne avant de nous transmettre ces informations.
Q. Avec votre consentement, est-ce que tous vos Renseignements personnels pourront toujours être collectés, utilisés ou communiqués par Mantra ?
R. Non. Mantra doit avoir un intérêt sérieux et légitime. Que vos Renseignements personnels nécessaires pourront être collectés, utilisés ou communiqués. Ainsi, dans la mesure du possible, Mantra demandera votre autorisation avant de collecter ou d’utiliser vos Renseignements personnels en vous signalant les informations collectées et la forme d’utilisation de ces Renseignements personnels.
Q. Quand on parle de votre consentement. De quoi parle-t-on exactement ?
R. Si votre consentement est requis, Mantra doit vous informer de :
- Pour qui vos Renseignements personnels sont collectés;
- Des fins pour lesquelles ils sont collectés;
- Des moyens par lesquels ils sont collectés;
- De vos droits d’accès, de portabilité et de rectification;
- De votre droit de retirer votre consentement;
- De la durée de conservation de vos Renseignements personnels.
Q. Est-ce que votre consentement est toujours requis ?
R. Non, il existe des exceptions. Il se peut que dans certains cas, il ne soit pas nécessaire ou possible d’obtenir votre consentement avant de collecter ou d’utiliser vos Renseignements personnels.
Q. Quelles sont ces exceptions?
R. Vos Renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été initialement collectés, sans votre consentement, dans les situations suivantes :
- Les Renseignements personnels sont indiscutablement utilisés pour vos bienfaits (par exemple, en transigeant avec Mantra, que ce soit en accédant à son site Web ou en communiquant directement avec Mantra (par téléphone, par courrier électronique ou en personne), vous acceptez que vos Renseignements personnels soient soumis aux termes et conditions énoncées à la présente Politique de confidentialité, y compris les Conditions d’utilisation de son site Web);
- Les Renseignements personnels sont utilisés à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les Renseignements personnels ont été collectés;
- En cas de fraude, ou encore pour améliorer les mesures de protection ou de sécurité;
- Les Renseignements personnels sont utilisés à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et ils sont dépersonnalisés.
R. Vos Renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans votre consentement, dans les situations suivantes :
- À vous-même ou à une personne lui étant liée suivant une demande d’accès acceptée;
- À fournisseur de services ayant conclu une entente écrite avec Mantra (aux termes de cette entente, le fournisseur est tenu de protéger vos Renseignements personnels);
- À la demande d’un agent de l’État avec un mandat, d’un directeur des poursuites criminelles et pénales, de votre avocat, etc.;
- Si Mantra a un motif raisonnable de croire que votre sécurité est compromise, ou qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves (y compris le suicide) peut être évité;
- Si la communication de vos Renseignements personnels est nécessaire à une transaction commerciale;
- À la demande écrite d’une personne ou d’un organisme qui souhaite utiliser des Renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
- À la demande d’un organisme de réglementation, des forces de l’ordre ou d’autres autorités ayant un pouvoir de contrainte;
- À tout autre organisme ou personne dans la mesure où une loi du Québec l’exige.
Refus ou retrait de consentement
Q. Est-ce que vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de vos Renseignements personnels ?
R. Oui, vous pouvez en tout temps refuser de donner votre consentement ou retirer votre consentement.
Q. Comment procéder ?
R. Vous pouvez donner un préavis raisonnable par écrit ou verbalement, à l’attention de la Personne responsable de la présente Politique de confidentialité chez Mantra.
Q. Est-ce qu’il y aura des conséquences à un tel refus ou retrait ?
R. Oui. Vous comprendrez que sans votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la conservation de vos Renseignements personnels, il pourrait rendre difficile à Mantra de vous fournir des services. Selon la situation, nous vous informerons alors des conséquences d’un tel retrait. Mantra ne pourra toutefois refuser de vous offrir un bien, un service ou un emploi si vous refusez de fournir un Renseignement personnel, sauf exception prévue par la Loi.
Q. Est-ce que Mantra pourrait passer outre votre consentement ?
R. Oui, dans des cas bien précis, Mantra pourrait passer outre ce consentement si :
(i) la collecte est nécessaire à la conclusion ou à la prestation du service;
(ii) la collecte est autorisée par la loi; ou
(iii) il y a des motifs raisonnables de croire que votre refus n’est pas licite/légale.
Demande d’accès, de portabilité ou de rectification
Q. À qui appartient vos Renseignements personnels contenus dans les dossiers internes de Mantra ?
R. Vos Renseignements personnels vous appartiennent !
Q. Pouvez-vous donc en obtenir une copie papier ?
R. Vous pouvez demander, à n’importe quel moment, une copie de vos Renseignements personnels vous concernant, sans frais.
Q. Pouvez-vous donc en obtenir une copie informatisée ?
R. Depuis 2024, vous avez le droit à la portabilité de vos données, ce qui signifie que vous pourriez exiger que les Renseignements personnels vous concernant vous soient communiqués ou à un organisme que vous désignez sous forme informatisée.
Q. Est-ce que tous vos Renseignements personnels pourront vous être communiqués sous une forme informatisée ?
R. Non. Seuls les Renseignements personnels informatisés qui ont été collectés auprès de vous sous forme informatisée peuvent vous être communiqués sous une forme informatisée.
Q. Dans quel format vos Renseignements personnels informatisés vous seront alors communiqués ?
R. Les Renseignements personnels informatisés seront communiqués sous la forme d’une transcription écrite intelligible dans un « format technologique structuré et couramment utilisé ». À ce jour, la Loi ne prévoit aucune définition de « format technologique structuré et couramment utilisé ». Le gouvernement du Québec et le Comité européen de la protection des données recommandent toutefois des formats comme CSV, XML, JSON, ODT et ODS (assortis de leurs métadonnées) et déconseillent d’utiliser des formats comme les images ou les PDF.
Q. Est-ce vous pouvez demander la rectification d’un Renseignement personnel vous concernant ?
R. Oui. Sous réserves de certaines exceptions prévues dans la Loi, vous pouvez adresser une demande pour rectifier un Renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque ou s’il avait été recueilli ou conservé en contravention de la Loi. Vous pourrez alors faire en sorte que votre Renseignement personnel soit modifié de façon souhaitable.
Q. Comment présenter une demande d’accès, de portabilité ou de rectification ?
R. Vous devez présenter une demande écrite, à l’attention de la Personne responsable de la présente Politique de confidentialité chez Mantra. Vous pourriez employer les formulaires préparés par la Commission d’accès à l’information : https://www.cai.gouv.qc.ca/commission-acces-information/formulaires-lettres-types
Q. Quels sont les délais liés à une telle demande ?
R. Toute demande sera traitée par Mantra avec diligence et dans les délais raisonnables et requis par la loi (principe : 30 jours). Si vous êtes une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables pourront être prises, sur demande, pour vous permettre d’exercer le droit d’accès prévu par la présente Politique de confidentialité.
Q. Est-ce votre demande d’accès, de portabilité ou de rectification peut être refusée ?
R. Oui. Mantra peut momentanément refuser une demande si :
(i) les informations recueillies visent des informations relevant du domaine de la santé, Mantra se réserve le droit de refuser momentanément la consultation de votre dossier si elle juge, avec l’avis d’un professionnel de la santé à l’appui, qu’il en résulterait un préjudice grave pour votre santé;
(ii) est nécessaire de les utiliser pour honorer des obligations imposées par la loi;
(iii) l’information demandée contient des renseignements qui peuvent nuire sérieusement à une autre personne et que cette communication nuirait à cette personne;
(iv) la communication de Renseignements personnels aurait un effet sur une procédure judiciaire ou une enquête en cours;
(v) la demande est faite par un mineur de moins de 14 ans ou une personne inapte n’ayant pas l’autorité de présenter une telle demande.
(vi) les Renseignements personnels demandés dans le cadre d’une demande de portabilité ont été créés ou inférés à partir Renseignements personnels informatisés;
(vii) la demande est jugée « abusive » par le nombre de demandes que vous auriez formulées ou par le caractère répétitif, systématique ou non conforme de votre démarche;
(viii) votre demande soulève des difficultés pratiques sérieuses (coûts élevés ou complexité du transfert).
Si pour quelque raison que ce soit, Mantra refuse d’acquiescer à votre demande, elle verra à vous le notifier par écrit, en motivant son refus et en vous informant de vos recours.
Q. Si vous n’êtes pas en accord avec le refus de Mantra, pouvez-vous demander la révision de cette décision ?
R. Oui. Si Mantra refuse une demande d’accès, de portabilité ou de rectification ou que cette demande n’a pas été traitée dans le délai accordé, ou si elle n’est répondue que partiellement, vous pouvez déposer une demande d’examen de mésentente auprès de la Commission d’accès à l’information qui pourra émettre des ordonnances, et même, des pénalités ou dommages-intérêts.
Mesures de sécurité
Q. Qu’est-ce que la Loi exige comme mesures de sécurité de vos Renseignements personnels ?
R. Mantra doit prendre des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos Renseignements personnels. Ces mesures doivent être raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Mantra adopte des mesures raisonnables pour veiller à ce que les Renseignements personnels collectés, traités et conservés soient complets, à jour et utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles une autorisation a été donnée.
Q. Où sont stockés vos Renseignements personnels chez Mantra ?
R. Mantra peut stocker vos Renseignements personnels dans ses bureaux et systèmes informatiques situés au Québec, au Canada ou ailleurs. Il est possible que Mantra ait recours à des fournisseurs de services qui stockent ou traitent certains de vos Renseignements personnels (par exemple, des services de stockage et de traitement de données, des services d’infonuagique ou d’hébergement d’applications ou encore des services de bureau). Dans ces cas, Mantra exige de ces derniers des mesures pour garantir la prestation de services d’un niveau de protection comparable à celui exigé par Mantra.
Q. Quels types de mesures de sécurité Mantra a-t-elle adoptées ?
R. À l’interne, Mantra adopte des mesures physiques, des mesures techniques et des mesures organisationnelles de sécurité pour assurer la sécurité de vos Renseignements personnels.
Mesures physiques – par exemple, contrôle des accès aux bureaux (puces d’accès), aux salles des serveurs, au système d’alarme, classeurs sécurisés où sont conservés des documents papier contenant des Renseignements personnels, bureaux fermés, etc.;
Mesures techniques – par exemple, signature d’entente de confidentialité par les employés, sociétés liées, création de mots de passe robustes, chiffrement de communication, mise à jour de logicielle, politique informatique, surveillance efficace, ponctuelle et aléatoire de l’utilisation des équipements et des outils web et de communication, système de gestion documentaire, etc.;
Mesures organisationnelles – droits d’accès limités, modèles-type contenant des clauses en matière de protection des Renseignements personnels, politiques et pratiques de gouvernance, plan d’action en cas d’incident de confidentialité, formation et sensibilisation du personnel de Mantra, etc.
Incident de confidentialité
Q. Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité ?
R. Un « incident de confidentialité » se définit comme l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé par les lois d’un de vos Renseignements personnels ou encore par la perte d’un tel Renseignement personnel par un employé de Mantra ou de toute autre atteinte à la protection de ce Renseignement personnel.
Q. Que fait Mantra en présence d’un incident de confidentialité ?
R. Si Mantra a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité, tel que défini par la Loi, implique un de vos Renseignements personnels, Mantra verra à prendre les mesures raisonnables pour éviter la survenance d’un préjudice et la récurrence d’incidents de même nature. Nous verrons à vous en informer (ainsi que les instances applicables), en temps utile, si nous jugeons que cet incident présente un risque de préjudice sérieux.
Q. Est-ce que cela signifie que Mantra garantie la protection de vos Renseignements personnels ?
R. Vous n’êtes pas sans savoir qu’aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est complètement sécuritaire. Mantra ne peut donc pas vous assurer ni garantir la sécurité de vos Renseignements personnels. Il est donc possible que vos Renseignements personnels soient consultés, divulgués, altérés ou détruits par suite de la violation des mesures de protection mises en place par Mantra.
Q. Que devez-vous faire si vous avez êtes témoin ou suspecter une situation non conforme en lien avec vos Renseignements personnels ou nos mesures de sécurité ?
R. Si vous avez des raisons de croire que des Renseignements personnels ont été compromis ou qu’il y a eu atteinte à nos mesures de sécurité, veuillez communiquer avec la Personne responsable de Mantra, sans délai.
Plainte en matière de confidentialité
Q. Pouvez-vous déposer une plainte si vous êtes insatisfait d’une pratique, d’une action ou d’une inaction de Mantra quant à la protection de vos Renseignements personnels ?
R. Oui. Mantra a mis en place un processus de traitement des plaintes concernant une plainte en matière de confidentialité.
Q. Comment présenter une plainte ?
R. Vous pouvez présenter une plainte par écrit, à l’attention de la Personne responsable de la présente Politique de confidentialité chez Mantra. La Personne responsable analysera et déterminera les actions à prendre pour répondre à votre plainte, si la plainte concerne un problème nécessitant de telles actions. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec le personnel de Mantra qui doit en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
Q. Est-ce qu’une plainte peut être informelle ?
R. Non. Une démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de Mantra n’est pas considérée comme une plainte qui nécessite le processus de plainte.
Q. Est-ce vous pouvez déposer une plainte anonyme ?
R. Oui. Une plainte peut être déposée sous le couvert de l’anonymat et il est interdit d’exercer des représailles ou des menaces de représailles contre toute personne pour le motif qu’elle a de bonne foi déposé une plainte ou afin qu’elle s’abstienne de déposer une telle plainte.
Transfert de données hors Québec
Q. Est-ce que Mantra communique certains de vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec ?
R. Oui, il peut arriver, à l’occasion, que Mantra communique certains de vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, par exemple, à un fournisseur de services.
Q. Comment Mantra assure alors la protection de vos Renseignements personnels ?
R. Avant de procéder à tout transfert hors Québec, Mantra encadre cette démarche avec un contrat sécuritaire afin que vos Renseignements personnels soient utilisés de façon juste, adéquate et sécuritaire. Mantra s’assure également au préalable que vos Renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins non pertinentes. Et, lorsqu’applicable, Mantra procède aussi à une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en tenant compte de l’évaluation du régime juridique applicable dans le pays où ce Renseignement personnel serait communiqué.
Q. Est-ce que vos Renseignements personnels peuvent être soumis aux lois d’autres juridictions ?
R. Oui, dans la mesure où certains de vos Renseignements personnels seraient utilisés hors du Canada, ces derniers pourront être soumis aux lois du pays dans lequel ils seront conservés et utilisés et dans de tels cas, ils pourront être soumis à différentes formes de divulgation aux instances gouvernementales, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l’application de la loi, en conformité avec les lois de ce pays. Il peut effectivement arriver que certains de nos fournisseurs de services stockent ou hébergent vos Renseignements personnels hors du Canada. Il peut donc arriver que si une loi ou ordonnance de ce pays l’exige, les autorités étrangère aient accès à vos Renseignements personnels. Pour toute question à ce sujet, n’hésitez pas de consulter la Personne responsable de la présente Politique de confidentialité chez Mantra.
Pharmacovigilance - département d’information médicale
Q. Saviez que pour toute question concernant les produits de Mantra, incluant l’interaction entre les médicaments, les effets indésirables potentiels, les ingrédients, les allergènes ou toute demande d’ordre pharmaceutique ou scientifique, il est conseillé de contacter le Département d’information médicale de Mantra par téléphone, par courriel ou via notre formulaire de contact joint au site Web de Mantra ?
R. N’hésitez pas à nous contacter.
Q. Est-ce que Mantra peut vous enregistrer lors de cet appel ?
R. Oui, il est possible que lorsque vous contactiez notre Département d’information médicale de Mantra par téléphone que nous utilisions une technologie d’enregistrement afin de collecter les informations pertinentes et pouvoir répondre à votre demande d’information ou de suivi. Si vous ne consentez pas à un tel enregistrement, n’hésitez pas à nous en aviser. Ces enregistrements sont détruits dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie.
Q. Et si vous échangez par courriel avec notre Département d’information médicale de Mantra, quels genres de communications sont privilégiées ?
R. Mantra s’assure de vous acheminer tout document ou information de façon sécuritaire et confidentielle.
Témoins de connexion (cookies)
Q. Dans quel contexte Mantra pourrait utiliser des témoins de connexion (cookies) ?
R. Mantra pourrait utiliser des témoins de connexion (cookies)pour analyser les préférences de l’utilisateur, les intérêts de consommation d’un client ou la mémorisation d’informations du client afin de faciliter sa navigation, etc. Veuillez consulter les Conditions d’utilisation du site Web pour plus de détails.
Q. Si Mantra désire recueillir des témoins de connexion, que doit-elle faire ?
R. Mantra devra, au préalable, vous informer :
- du recours à une telle technologie; et
- des moyens offerts pour activer les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage.
Sites Web de Mantra – sur ses produits et services
Q. Est-ce cette Politique de confidentialité s’applique lorsque vous consulter des sites Web de Mantra sur ses produits et services spécifiques ?
R. Oui. La présente Politique de confidentialité s’applique, en faisant les ajustements nécessaires, en plus des Conditions d’utilisations, lesquelles font parties intégrantes de cette Politique de confidentialité.
Limite de responsabilité
Nonobstant ce qui précède, Mantra ne peut pas garantir que des tiers ne tenteront pas de violer les mesures de sécurité mises en place ou d’utiliser vos Renseignements personnels à des fins inadéquates. Mantra n’effectuera aucune surveillance des sites Web dont elle est susceptible de fournir le lien, notamment concernant ses partenaires et ses commandites.
La Politique de confidentialité de Mantra ne s’applique donc pas aux sites Web des tiers. En cliquant vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection de vos Renseignements personnels. Mantra ne peut donc être tenue responsable de tout dommage résultant de pratiques des tiers.
Mise à jour et modification
Mantra fait les efforts nécessaires pour maintenir cette Politique de confidentialité à jour. Par contre, les lois en matière de vie privée et leur interprétation sont appelées à évoluer rapidement. Nous mettons tous les efforts requis pour révisés nos pratiques et politiques en fonction ces changements. Il est recommandé de consulter régulièrement la Politique de confidentialité pour une version à jour.
Dans ce contexte, Mantra pourra donc amender la présente Politique de confidentialité, de temps à autre, sans préavis. Si vous utilisez un site Web de Mantra après que de telles modifications ont été apportées, vous signifiez votre acceptation de ces modalités modifiées. Ainsi, la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos Renseignements personnels sont régies par la version en vigueur de la présente Politique de confidentialité.
Le site Web https://www.mantrapharma.ca/ est la propriété exclusive de Mantra et a été conçu afin de fournir de l’information sur les produits et services offerts par Mantra.